Due diligence de fornecedores: como fazer e por que é importante para o seu negócio

O que é due diligence de fornecedores?

Due diligence é um procedimento que  permite que você conheça melhor seu parceiro de negócio através de uma avaliação detalhada das suas operações, evitando qualquer possibilidade de fraude ou ilegalidade.

Traduzido do inglês, a expressão due diligence significa “diligência prévia” e normalmente ocorre antes de uma negociação com um fornecedor. O processo envolve a análise de diversos aspectos da sua gestão, sejam eles fiscais, tributários, jurídicos, industriais ou de qualquer outra natureza. 

Com a apresentação de todas as informações que envolvem a estrutura organizacional, de negócios e de integridade ou relacionamento com agentes públicos, é possível identificar irregularidades e aumentar a segurança na contratação dos bens e serviços. 

Leia também: Gestão de Riscos: o que é, por que fazer e como implementar.

Qual a importância da due diligence de fornecedores para a empresa?

É a due diligence que ajudará a proteger a empresa dos riscos envolvendo a contratação de fornecedores, fazendo com que você tome decisões mais embasadas e evite relacionamentos comerciais prejudiciais ou com grande grau de risco, no curto e longo prazo.

Com uma due diligence bem aplicada você irá identificar quais fornecedores são adequados para a sua organização ou descobrir problemas que a sua empresa não está disposta a relevar. Durante o processo você também poderá identificar riscos ocultos que poderão prejudicar a imagem da organização no mercado.

Por exemplo, a criação de uma empresa de fachada apenas para desviar pedidos enquanto subcontrata fornecedores a um preço menor para ganhar lucro.

Quais fatores devem ser levados em conta ao realizar a due diligence?

Quando falamos de due diligence, devemos estar atentos a alguns fatores para obter êxito no processo. São eles:

Financeiro

Você sabe o quão o seu fornecedor é estável do ponto de vista financeiro? Se você quer um fornecedor que apoie sua empresa em projetos de longo prazo, é importante analisar se a empresa possui integridade e estabilidade financeira necessária para evitar possíveis rupturas ou penalidades no futuro. 

Para isso é necessário ter uma compreensão consolidada de como ocorre o padrão de crescimento desta empresa, identificar a situação contábil e se estão em conformidade em relação a taxas e impostos. 

Regulatório

As questões regulatórias são fatores de peso durante uma due diligence. Ao considerar fornecedores em conformidade com a legislação vigente protege-se a empresa contratante de ser responsabilizada pelo não cumprimento de determinadas leis e regulamentos. 

A partir do momento que sua empresa se envolve com fornecedores que ignoram ou mascaram as regulamentações, pode-se ter como resultado multas e penalidades que impactam gravemente a reputação e, dependendo do caso, acarretar prejuízos financeiros significativos para o seu negócio.

Estratégico

Ter uma cadeia de fornecimento qualificada reflete diretamente no ritmo do negócio como um todo, desde o recebimento de insumos até a entrega do produto ao cliente final.  Por isso, é preciso levar em conta a estratégia de operação do seu negócio, a capacidade de resiliência em acontecimentos não previstos na cadeia de suprimentos, e uma visão clara dos riscos para se prevenir de possíveis problemas.

Reputação

É fato que a reputação da sua empresa pode ser prejudicada se for associada a maus fornecedores. Por isso é importante levar alguns pontos em consideração, tais como:

Há uma política de responsabilidade social ou comportamento ético seguido pelo potencial fornecedor? Se não houver uma análise nesse sentido, sua marca pode estar associada, por exemplo, a empresas que fazem uso da prática de trabalho escravo, infantil ou até mesmo as que oferecem más condições de trabalho aos seus colaboradores. 

Outro ponto que é importante verificar é o que dizem os clientes atuais. Há um histórico negativo com relação aos clientes já atendidos? É sempre bom contar com estes feedbacks, então vale selecionar alguns para entrar em contato a fim de entender a experiência com o fornecedor, se houve alguma dificuldade e em caso positivo, o que o fornecedor fez para resolver. 

Leia também: Riscos Reputacionais

Quais os tipos de due diligence para fornecedores?

Due diligence é um processo bem abrangente e por isso existem diversos tipos específicos que possuem seus próprios procedimentos e objetivos. Os mais comuns são:

Contábil e financeira

A due diligence contábil envolve o processo de coleta de informações que analisará a situação contábil e financeira da empresa, além de aspectos jurídicos dos envolvidos.

Aparentemente é similar a uma auditoria mas busca ir além de verificar se a empresa está em conformidade com as leis vigentes. Traz uma abordagem mais ampla que analisa o possível envolvimento em lavagem de dinheiro, criação de caixa 2 ou manipulação de quaisquer resultados. 

Nesse caso a análise de determinados documentos é imprescindível, entre eles:

Livros empresariais, declarações fiscais das pessoas físicas e jurídicas, documentação societária (atos constitutivos, alterações e atas) arquivada na junta comercial ou nos cartórios de títulos e documentos, tributos recolhidos, folha de pagamento, balanços patrimoniais, demonstrações de resultados.

Outros documentos incluem:

• pendências fiscais, parcelamentos vigentes e outras dívidas relevantes para o patrimônio pesquisado;
• informações financeiras e de patrimônio da empresa e de seus sócios;
• informações sobre o passivo da empresa e dos sócios.

Tributária e trabalhista

A due diligence trabalhista analisa a sistemática das relações de trabalho. Em muitos casos é recomendada em situações que envolvem recuperação judicial, parcerias comerciais, avaliação para participação societária, etc.

Com esse estudo detalhado é possível identificar riscos tributários, trabalhistas e previdenciários para que se possa corrigir problemas ou até mesmo investir em ações preventivas. 

Ou seja, é uma boa oportunidade para identificar riscos ocultos como a sonegação do recolhimento de contribuição previdenciária ou até mesmo violação de direitos trabalhistas em geral.

Neste caso, alguns documentos que podem embasar a due diligence trabalhista incluem: 

• Convenções e acordos coletivos;
• Contratos de trabalho de empresas coligadas ou terceirizadas;
• Contratos de trabalho vigente ou contratos em que o encerramento do mesmo ocorreu há menos de cinco anos.
• Certidões de regularidade previdenciária e fiscal;
• Documentações relacionadas à saúde e segurança do trabalho;
• Processos judiciais e procedimentos administrativos.

Leia também: Certidão de Débitos Trabalhistas

Tecnologia da Informação (TI)

Uma due diligence na área de TI  proporciona ao comprador uma visão clara dos recursos e riscos cibernéticos que podem impactar o negócio, avaliando processos, sistemas, bem como procedimentos internos. Quanto maior o risco, mais minuciosa deve ser a análise. 

Além disso, é possível avaliar a estrutura e controle de segurança, minimizando exposição a roubo de dados e identificar pontos de falha que requeiram um plano de redução de riscos, já que a LGPD prevê inclusive a corresponsabilidade de empresas por vazamento de informação. 

Outros pilares que uma due diligence na área de TI leva em conta são:

• Análise dos sistemas e softwares que sustentam a empresa, identificando melhorias operacionais ou oportunidades de economia, que incluem até redimensionamento com contratos com fornecedores;
• Identificação de despesas ocultas que resultem em um modelo operacional além do esperado, uso de licenças e avaliação de propriedade intelectual.

Anticorrupção

Uma due diligence focada no aspecto Anticorrupção traz mais transparência na condução dos negócios e certifica que o fornecedor não viole a legislação e também as regulações específicas do seu setor que envolvem qualidade e segurança.

O tema começou a ter mais espaço a partir da Lei nº 12.846/2013, comumente conhecida como Lei Anticorrupção (LAC), que trata de regras relacionadas à responsabilização do fornecedor na esfera administrativa e civil pela prática de atos de corrupção contra a administração pública, nacional ou estrangeira.  

Hoje, se uma empresa contratar um fornecedor envolvido na prática de propina, por exemplo, poderá não só ser responsabilizada pelo ato como também sofrerá um grande impacto negativo na  sua imagem, prejudicando investimentos futuros e expansão do negócio no mercado.

Também vale destacar que nesse quesito avalia-se as responsabilidades atreladas aos empresários do negócio, como por exemplo, se serão beneficiados em negociações de forma ilícita, por terceiros. Ainda que o envolvido desconheça a prática de corrupção será responsabilizado, o que agrava ainda mais a situação. 

Quais questionamentos devem ser considerados em um processo de due diligence de fornecedores?

Como vimos até aqui há muitos aspectos que podem ser considerados durante um due diligence de fornecedores, mas alguns questionamentos podem nortear o trabalho, entre eles: 

• Qual o tempo do fornecedor no mercado?
• Qual o histórico deste fornecedor no mercado?
• Este fornecedor já foi investigado no passado?
• Já houve alguma reclamação contra este fornecedor?
• Este fornecedor é capaz de realizar as entregas no prazo estabelecido?
• O fornecedor possui as licenças relevantes para manter sua operação no mercado legalmente?
• O fornecedor é financeiramente sólido?
• Os sócios encontram-se na lista de Pessoas Politicamente Expostas?

Claro que os questionamentos variam de acordo com a empresa e com as regras específicas para determinados setores, mas são informações que, no geral, se aplicam a todos fornecedores e que merecem atenção.

Como fazer uma due diligence de fornecedores?

O procedimento para criação de um dossiê de due diligence pode ser dividido em 5 etapas:

1. Defina os objetivos corporativos

Antes de sair coletando informações é necessário ter bem claro qual o objetivo corporativo daquele processo. Afinal,  o que você precisa ganhar com essa investigação? Isso trará mais direcionamento com os dados coletados e devem estar alinhados com os principais riscos que a sua empresa pode enfrentar.

2. Reúna os documentos necessários

Com o levantamento dos documentos é possível avaliar o desempenho geral, registros regulatórios e financeiros e assim identificar se há possíveis sinais de alerta. 

Alguns dos itens inspecionados aqui podem incluir: 

Dados Financeiros 

Na parte financeira você pode analisar demonstrações financeiras auditadas como fluxo de caixa, balanço patrimonial, demonstração de resultados, cronograma de contas a pagar e a receber, endividamento, lista de ativos e passivos, análise de despesas projetadas, capital de giro, EBITDA etc.

Outros documentos incluídos nesta análise: 

• Certidões Negativas de Débitos (CND) no âmbito municipal, estadual e federal;
• Certidão do Banco Nacional de Devedores Trabalhistas (BNDT);
• Consultas aos cadastros de inadimplentes (Boa Vista SPC e Serasa);
• Consulta nos diários oficiais para averiguar procedimentos judiciais e administrativos que impactem a avaliação contábil.
• Consulta a andamentos de processos judiciais trabalhistas e tributários para averiguar o passivo da empresa.

Dados ambientais 

Se o seu fornecedor tem algum nível de criticidade no aspecto ambiental é importante verificar auditorias e investigações ambientais, litígios pendentes, uso de materiais perigosos na produção, além da descrição de métodos de descarte da empresa para materiais recicláveis ou perigosos, por exemplo. 

Alguns outros documentos que podem ser solicitados:

• Autorização Ambiental para Transporte de Produtos Perigosos – IBAMA- Documento que permite o exercício da atividade de transporte marítimo e interestadual (terrestre e fluvial) de produtos perigosos.
• Licença do Órgão Ambiental Estadual para Descarte de Resíduos;
• Cadastro Técnico Federal (CTF) – IBAMA: pode ser concedido para atividades potencialmente poluidoras e/ou utilizadoras de recursos ambientais ou para atividades relacionadas a consultoria técnica sobre problemas ecológicos e ambientais.
• Certificado ISO 14001. Embora não seja uma certificação obrigatória, possibilita conhecer se o fornecedor possui os requisitos internos necessários para um Sistema de Gestão de Ambiental eficaz, gerenciando os impactos ambientais de acordo com padrões internacionais específicos.

Leia também: Embargos Ambientais

 Certidão de Débitos Ambientais (CDA)

Dados trabalhistas

Em relação ao ambiente de trabalha é importante solicitar ao fornecedor em potencial:

• PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais): O PPRA, tem por objetivo estabelecer medidas para eliminar, reduzir ou controlar riscos em prol da preservação da integridade física e mental do trabalhador.
• PCMAT – Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção. Destinado às empresas que atuam na construção civil, é um documento com o intuito de garantir a prevenção de acidentes e a integridade da saúde de todas as pessoas que, direta ou indiretamente, atuam nesse segmento.
• PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional: conjunto de ações com o objetivo de monitorar e identificar riscos que possam provocar enfermidades oriundas da atividade profissional. 

Outros documentos solicitados incluem:

• Certificado de Registro (CR) – Exército Brasileiro.
• Alvará de Localização e Funcionamento Local – SMIC;
• Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros – AVCB;
• Certificado ISO 9001 a fim de atestar práticas relacionadas aos padrões de qualidade dos produtos e serviços oferecidos.;
• Anotação de Responsabilidade Técnica – ART.

3. Faça uma triagem dos fornecedores

Essa etapa não é um consenso entre os especialistas na condução de processos de due diligence. Alguns especialistas consideram como uma etapa a mais de segurança, principalmente para os fornecedores com maior grau de criticidade.

Trata-se de uma etapa em que o tomador pode além de solicitar documentos, realizar visitas ao local, e até mesmo ter  conversas diretas com a equipe do fornecedor avaliado.

4. Avalie os riscos de Compliance

Existem vários riscos para avaliar no momento de escolha de um fornecedor. No escopo de uma análise prévia de due dilligence, vamos nos concentrar, nesse texto, nos riscos de compliance.

Após a coleta preliminar de informações e a triagem de fornecedores em potencial, se realizada, é hora de avaliar  os envolvidos naquela contratação.

Alguns questionamentos considerados nesta etapa: 

• Há deficiências no treinamento, habilidades ou conhecimento da equipe nas política de compliance? Como estão os procedimentos necessários para capacitação e controle? 
• Qual o nível de envolvimento da empresa com o serviço público, que pode aumentar o risco de corrupção ou até mesmo de suborno? 
• Há uso de intermediários em transações ou até mesmo exposição à lavagem de dinheiro?

5. Apresente os resultados e estruture um plano de monitoramento

Depois de examinar o fornecedor , apresente os resultados de todo o levantamento, apontando os aspectos positivos e negativos. Isso pode incluir a apresentação de itens relacionados ao histórico operacional, de mercado, financeiro, fiscal e jurídico, além de avaliação da idoneidade do fornecedor.

Após a finalização deste processo, estabeleça periodicamente a avaliação do parceiro comercial. E esse procedimento visa não apenas garantir a conformidade do processo, mas também ajuda o gestor a antecipar problemas em potencial que possam colocar a cadeia de suprimentos da sua empresa em risco.

Leia também: Qual a importância do monitoramento de fornecedores?

6. Revise o processo periodicamente

Realize revisões regularmente com as partes interessadas para garantir que o processo de due diligence esteja sempre alinhado com as necessidades da sua empresa.

Conclusão

A due diligence de fornecedores é o processo que tem como objetivo proteger a empresa de riscos envolvendo a contratação de parceiros comerciais. Leva em conta fatores específicos relacionados a questões financeiras, regulatórias, estratégicas e de reputação. 

Ao implementar um processo de due diligence você identifica quais fornecedores são adequados para sua empresa e também identifica riscos ocultos prejudiciais no longo prazo. 

Há vários tipos de due diligence e entre os mais comuns estão: contábil e financeira; tributária e trabalhista, TI e anticorrupção.

Um processo robusto de due diligence inclui a definição de objetivos corporativos, reunião de documentos necessários, triagem inicial dos fornecedores, avaliação de riscos, apresentação de resultados e monitoramento constante.

*Atualizado em 14/03/2024*