Afinal, o que é Background Check?
O background check tem como principal objetivo analisar informações detalhadas (como envolvimento em atividades ilícitas, fraudes, antecedentes criminais) a fim de atestar a idoneidade de pessoas físicas ou jurídicas que possuem vínculo com a sua empresa.
A intenção é garantir que clientes, fornecedores, colaboradores ou parceiros de negócios não representem qualquer tipo de risco reputacional, financeiro, tributário ou de integridade para o seu negócio.
Vale ressaltar que em um ambiente de compliance robusto, o background check faz parte do processo de due diligence, que visa garantir que os colaboradores, fornecedores e parceiros de negócios estejam alinhados aos valores e exigências da organização.
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E o que é Compliance?
O compliance envolve um conjunto de diretrizes e práticas adotadas por uma organização com o objetivo de assegurar que ela opere em conformidade com as leis, regulamentos e normas éticas que regem o seu setor. Para o cumprimento deste objetivo há uma série de ações a serem desenvolvidas, como:
- a implementação de sistemas internos de auditoria,
- criação de códigos de conduta;,
- estabelecimento de canais de denúncia;
- processos rigorosos de due diligence, com o objetivo de garantir que todas as atividades empresariais estejam em conformidade com a legislação;
- treinamentos para colaboradores;
- monitoramento de fornecedores e parceiros,
Isso é especialmente importante em setores altamente regulados, como os financeiros, farmacêuticos, de saúde e de tecnologia, onde o não cumprimento das normas pode resultar em multas pesadas e danos à imagem da empresa.
Benefícios de integrar o background check nas políticas de compliance da empresa
Identificação de riscos ocultos
A integração do background check nas políticas de compliance é essencial para identificar riscos ocultos antes da contratação de fornecedores e colaboradores. Por exemplo, ao analisar o histórico financeiro de um fornecedor de insumos para construção civil, a empresa pode descobrir que ele possui processos de falência ou execuções fiscais, o que pode comprometer a entrega dos materiais e gerar atrasos na obra.
Além disso, o background check também traz visibilidade quanto ao envolvimento da parceiros com corrupção ou trabalho análogo ao escravo. Por exemplo, empresas do agronegócio podem se valer desta prática para identificar fornecedores de insumos agrícolas que utilizam mão de obra irregular ou possuem infrações ambientais.
É importante destacar que sem uma análise criteriosa prévia, a empresa corre o risco de ser responsabilizada solidariamente por esses atos, antes mesmo que possam atuar preventivamente para evitar crises.
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Conformidade com legislações vigentes, como a Lei Anticorrupção
A falta de um processo de background check em fornecedores e parceiros de negócios pode expor a empresa ao risco de se relacionar com empresas que já violaram a legislação, como a Lei Anticorrupção. Isso significa que no passado já sofreram condenações por fraudes fiscais ou manipulação de contratos públicos, resultando em sanções financeiras, restrições para participação em licitações.
Lembre-se que o simples fato de manter relações comerciais com uma empresa de histórico duvidoso pode gerar danos irreparáveis à reputação da contratante, afastando investidores e clientes que buscam parcerias com organizações comprometidas com a transparência e a ética.
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Mais transparência corporativa
Integrar o background check nas políticas de compliance ajuda a aumentar a transparência nas relações comerciais e internas da empresa.
Ao verificar antecedentes de fornecedores, parceiros de negócios e colaboradores, a empresa assegura que todas as partes envolvidas estão em conformidade com os padrões legais e éticos exigidos.
Por exemplo, um hospital que realiza background checks em seus fornecedores de equipamentos médicos evita o risco de adquirir produtos falsificados ou de baixa qualidade, que podem comprometer a segurança dos pacientes e a integridade do tratamento.
Mais do que reduzir a exposição a riscos, também transmite uma imagem positiva da empresa, mostrando a seus clientes e parceiros que está comprometida com práticas de governança responsáveis. Isso pode se traduzir em uma vantagem competitiva, atraindo novos contratos e parcerias com empresas que buscam fazer negócios com organizações idôneas e confiáveis.
Quais os desafios mais comuns para implementação de um processo de background check nas empresas?
É inegável a importância do background check para relacionamentos comerciais seguros, mas sua implementação no dia a dia das empresas também revela desafios significativos, entre eles:
Grande volume de dados e informações descentralizadas
O background check envolve a coleta de uma grande quantidade de dados, que podem variar desde informações pessoais até débitos financeiros e criminais, o que pode ser desafiador devido à diversidade de informações e o grande volume de dados, a depender do número de fornecedores ou parceiros de negócios a serem analisados.
Além disso, as informações podem estar distribuída em várias fontes, banco de dados público e privado, bureaus de crédito, entre outros, demandando tempo na busca de informações.
Por exemplo, uma empresa que precisa homologar dezenas de fornecedores pode enfrentar dificuldades ao coletar informações sobre regularidade fiscal, processos trabalhistas, antecedentes criminais e histórico de crédito.
Se esses dados estiverem espalhados entre diferentes órgãos, como Receita Federal, tribunais regionais, cartórios e bureaus de crédito, o processo pode se tornar demorado, atrasando a contratação ou expondo a empresa a riscos desnecessários por não avaliar o fornecedor no tempo hábil.
2. Gestão manual de dados
A gestão manual de dados pode ser morosa e propensa a erros, dificultando a eficiência do processo. A complexidade dos dados coletados pode exigir análises detalhadas e cruzadas para garantir a precisão das informações.
Além disso, a necessidade de atualizar constantemente as informações e monitorar os resultados pode exigir recursos significativos, como tempo e mão de obra especializada. Isso pode sobrecarregar as equipes, especialmente em empresas com recursos limitados.
3. Falta de integração entre áreas
A falta de integração entre setores como compliance, jurídico, compras e outros setores pode gerar lacunas na análise e dificultar a tomada de decisões assertivas. Quando cada área trabalha de forma isolada e sem comunicação eficiente, informações relevantes podem ser perdidas ou analisadas parcialmente.
Isso pode resultar em diversos problemas para a empresa, como:
- contratações arriscadas;
- aumento da exposição a fraudes;
- retrabalho;
- atraso na homologação de fornecedores;
- dificuldades na mitigação de riscos.
4. Inconsistências nas informações
Informações imprecisas ou desatualizadas podem levar a conclusões equivocadas, afetando a precisão do processo.
Fontes de dados desatualizadas, erros de digitação em processos manuais, pode comprometer a análise de risco e fazer com que a empresa rejeite fornecedores qualificados por informações incorretas ou aprove fornecedores com históricos duvidosos sem perceber.
Como a IA acelera o processo de background check das empresas?
Mais do que automatizar tarefas, a IA permite a integração de dados de diversas fontes em tempo real, permitindo a análise de informações relacionadas a registros criminais, financeiros, judiciais, sociais, entre outros. Isso facilita a atualização contínua das informações, garantindo que as verificações sejam baseadas nos dados mais recentes disponíveis.
Além disso, a IA pode ser utilizada para analisar exposição em mídia e atividades em redes sociais, ajudando a avaliar o comportamento e a reputação dos parceiros. Isso é especialmente útil para identificar comportamentos inapropriados ou prejudiciais para a reputação da empresa contratante.
Nesse caso, a utilização da IA é crucial no monitoramento de termos específicos, como “trabalho infantil”, “crime cibernético”, “fraude”, “corrupção”, “propina”, “peculato”, e outras palavras-chaves.
Como a Gedanken pode ajudar o compliance da sua empresa?
A Gedanken conta com uma solução de background check completa com os melhores aceleradores de análise do mercado e mais de 400 bases de dados analisadas para que você possa focar sua atenção em fornecedores e parceiros comerciais que podem realmente trazer risco para o seu negócio.
Com a nossa solução de background check você conta com diversos benefícios, entre eles:
- Classificação de riscos das contrapartes: fiscal, tributário, integridade, social, financeiro e ambiental
- Plataforma responsiva para códigos de conduta e questionários pelas contrapartes.
- Decisões automatizadas baseadas na classificação de risco;
- Monitoramento de risco ESG com alertas de alterações;
- Utilização de IA para analise de processos judiciais.
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