O que é Maverick Spend?
Maverick Spend, também conhecido como “fuga de contratos” em português, é um termo utilizado na gestão dos gastos corporativos de uma empresa para se referir a gastos não autorizados ou não conformes com as políticas de compras e despesas.
Em outras palavras, é um gasto que ocorre fora dos canais oficiais de compras, como por exemplo, quando um funcionário compra algo sem autorização prévia ou sem seguir os procedimentos e políticas estabelecidos pela empresa.
A expressão “Maverick” vem da ideia de um indivíduo que age de forma independente e não convencional, fazendo as coisas do seu jeito. Quando aplicado a gastos corporativos, o termo se refere a funcionários que fazem compras ou gastos sem seguir as políticas e processos estabelecidos pela empresa.
Por que o Maverick Spend ocorre nas empresas?
Existem várias razões pelas quais o Maverick Spend ocorre nas empresas, algumas das principais são:
- Falta de conscientização ou treinamento: muitas vezes, os funcionários não conhecem os processos de compras da empresa, ou não foram treinados adequadamente para segui-los;
- Pressão por resultados ou prazos: em algumas situações, os funcionários podem sentir pressão para realizar compras ou despesas rapidamente, o que pode levar a escolhas inadequadas ou a ignorar os procedimentos estabelecidos;
- Modelos de remuneração e premiações mal desenhados: se os incentivos e recompensas na empresa estão ligados apenas a resultados financeiros, pode-se indiretamente estimular comportamentos tendenciosos para que os funcionários tomem atalhos ou contornem os procedimentos para alcançar esses resultados;
- Dificuldades com os processos de compras: quando os processos de compras são complexos, demorados ou burocráticos, os funcionários podem preferir não segui-los para economizar tempo ou evitar dificuldades;
- Falta de supervisão ou monitoramento: se a empresa não tem controles adequados em vigor para monitorar as compras e despesas, haverá espaço para o Maverick Spend.
É importante que as empresas identifiquem as principais causas que estão gerando as compras e despesas não autorizadas em suas operações e tomem as medidas devidas para evitá-las.
Quais os principais problemas que o Maverick Spend acarreta para os negócios?
1. Riscos Operacionais
Maverick Spend pode gerar diversos riscos operacionais para as empresas, incluindo:
- Falhas nos controles internos: quando os funcionários fazem compras sem seguir os processos estabelecidos, a empresa perde o controle sobre as compras e despesas, o que pode levar a falhas nos controles internos.
- Perda de eficiência: gastos não autorizados podem levar a aquisições desnecessárias ou duplicadas, resultando em perda de eficiência e desperdício de recursos.
- Desvio de recursos: se os funcionários fazem compras fora dos canais oficiais, a empresa perde o controle sobre seus recursos financeiros podendo levar a desvios e fraudes.
- Problemas de compliance: Maverick Spend pode gerar aquisições que não estejam em conformidade com as políticas e regulamentações estabelecidas, resultando em sanções ou multas.
- Prejuízos financeiros: gastos desnecessários ou aquisições inapropriadas podem resultar em prejuízos financeiros para a empresa.
- Danos à reputação: se o Maverick Spend resultar em problemas de conformidade, prejuízos financeiros ou outras consequências negativas, a empresa tem grande chance de também sofrer danos à sua reputação.
Saiba mais sobre riscos reputacionais
2. Aumento dos custos dos processos de Compras
Quando são realizadas compras fora dos processos e canais estabelecidos pela empresa, os produtos ou serviços adquiridos podem ter preços mais altos do que os previstos ou mesmo serem comprados itens que não são necessários naquele momento. Isso pode gerar um aumento de custo nos preços médios e nos processos de compras das empresas.
Além disso, como já dito anteriormente, as perdas de eficiência geradas pelo Maverick Spend – uma vez que os funcionários podem levar mais tempo para fazer as compras e despesas fora do processo estabelecido – geram também perda de produtividade e aumento do tempo necessário para concluir as atividades de compras, gerando custos adicionais.
Outro fator que contribui para o aumento de custo é a falta de negociação com fornecedores. Quando os funcionários fazem compras fora do processo estabelecido, podem não ter acesso às informações e às negociações que a empresa já estabeleceu com os fornecedores, levando consequentemente a preços mais altos e a perda de oportunidades de savings.
3. Não conformidade em relação ao Compliance
Um dos grandes riscos relacionados à fuga dos contratos é o risco de Compliance. Veja alguns exemplos:
- Violação de políticas internas: quando são feitas compras fora dos canais oficiais estabelecidos pela empresa, as políticas internas podem estar sendo violadas.
- Não conformidade com regulamentações: gastos não autorizados ou fora de contratos, podem levar a compras que não estejam em conformidade com as regulamentações estabelecidas pelas autoridades governamentais ou reguladoras, o que pode resultar em multas, sanções ou outras penalidades mais graves.
- Fraude: Maverick Spend pode ser utilizado como uma ferramenta para a realização de fraudes dentro da empresa, uma vez que os funcionários podem adquirir produtos ou serviços desnecessários ou superdimensionados ou superfaturados, o que pode gerar desvio de recursos.
- Falhas de controle interno: quando os funcionários fazem compras fora dos canais oficiais e a empresa perde o controle sobre as despesas, os controles internos são danificados e surge um aumento no risco de fraudes.
- Falta de transparência: Maverick Spend leva a falta de transparência nas compras realizadas pela empresa, dificultando a identificação de problemas e a implementação de medidas corretivas.
Como prevenir a ocorrência do Maverick Spend?
Para prevenir a ocorrência do Maverick Spend é necessário implementar políticas e processos adequados. Veja algumas sugestões:
1. Estabeleça políticas de compras claras e bem definidas
A empresa deve ter políticas de compras claras e bem definidas que detalhem os canais oficiais para compras, bem como os limites de gastos e os procedimentos para aprovação.
2. Comunique as políticas de compras com frequência
Políticas de compras devem ser comunicadas de forma transparente e frequente aos funcionários, para que eles entendam quais são os procedimentos a serem seguidos e as consequências da não conformidade.
3. Treine e incentive o engajamento dos funcionários
É importante fornecer treinamento aos funcionários sobre as políticas de compras, como utilizá-las adequadamente e incentivar o engajamento dos funcionários para seguirem os processo por meio de incentivos e reconhecimento de boas práticas.
4. Estabeleça uma política para compras de pequeno valor
Muitas vezes, as compras de pequeno valor não são submetidas aos mesmos controles e processos que as compras de grande valor, o que pode levar a um maior risco de Maverick Spend.
Ao estabelecer uma política de compras de pequeno valor, a empresa pode garantir que as compras sejam realizadas de forma eficiente e dentro dos limites definidos. Além disso, a política pode ajudar a garantir que as compras sejam feitas apenas quando necessário, com as especificações técnicas e de qualidade adequadas e com fornecedores homologados e monitorados, reduzindo o risco de compras desnecessárias, preços fora dos padrões ou produtos e serviços de baixa qualidade.
4. Monitore as despesas corporativas e estabeleça mecanismos de controle e auditoria
A empresa deve monitorar regularmente as despesas realizadas pelos funcionários, para identificar possíveis desvios ou ocorrências de Maverick Spend, e estabelecer mecanismos de controle e auditoria para garantir que as políticas de compras estejam sendo seguidas corretamente.
5. Gerencie os contratos
O gerenciamento de contratos ajuda a garantir que as compras sejam realizadas de forma planejada, controlada e estruturada, o que reduz o risco de compras não autorizadas ou fora do orçamento.
Além disso, um gerenciamento de contratos efetivo permite a adoção de processos de compras padronizados, para a tomada de decisões com base em dados e análises de riscos, em vez de decisões individuais e não planejadas.
6. Utilize a tecnologia a seu favor
Existem diversas tecnologias e soluções disponíveis para ajudar a prevenir o Maverick Spend nas empresas. Algumas das principais tecnologias incluem:
Software para gerenciamento de despesas:
Esses softwares permitem que as empresas acompanhem e controlem as despesas dos funcionários com recursos como aprovação de despesas em tempo real, análise de gastos e relatórios detalhados. Isso ajuda a prevenir compras não autorizadas e gastos excessivos.
Sistemas de automação de compras (e-procurement):
Esses sistemas permitem que as empresas controlem todo o processo de compras, desde a criação do pedido até a fatura final. Eles ajudam a garantir que as compras sejam feitas de acordo com as políticas e procedimentos estabelecidos.
Ferramentas de análise de gastos:
Essas ferramentas permitem que as empresas analisem seus gastos e identifiquem oportunidades para savings, como consolidar compras em um único fornecedor ou negociar contratos com descontos. Além disso, permitem detectar anomalias ou padrões incomuns que possam indicar a ocorrência do Maverick Spend. Isso ajuda as empresas a identificar rapidamente gastos incomuns, reduzindo o risco de perda financeira.
Plataformas de gestão de fornecedores:
Essas plataformas permitem que as empresas comprem de fornecedores homologados, monitorados , com preços e condições negociadas e avaliações de performance constantes. Isso ajuda a prevenir o Maverick Spend pois os funcionários só podem comprar de fornecedores aprovados, reduzindo o risco de compras não autorizadas e problemas nas cadeias de fornecimento.
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Conclusão
Via de regra, Maverick Spend é um problema para as empresas, pois pode levar a gastos desnecessários, falta de controle e transparência, desperdício de recursos, problemas de compliance e, em casos extremos, fraude ou corrupção. Por isso, é fundamental que as empresas implementem procedimentos rigorosos para evitar ou minimizar esses tipos de gastos e garantir a conformidade com as regulamentações e políticas internas.
É importante que as empresas identifiquem as principais causas do Maverick Spend em suas operações para tomar as medidas corretas para evitá-las, como a criação de políticas claras, bem definidas e comunicadas frequentemente, o treinamento de funcionários e a implementação de sistemas de monitoramento e controle adequados.
Maverick Spend também pode gerar o aumento de custo nas compras por perda de eficiência e falta de negociação com fornecedores. Por isso, é recomendável a adoção de processos de gestão de compras estruturados para evitar ou minimizar esse tipo de problema.
Existem várias tecnologias disponíveis para ajudar a prevenir o Maverick Spend nas empresas, desde softwares de gerenciamento de despesas até ferramentas de análise de gastos e plataformas para gestão de fornecedores. Cada empresa deve avaliar suas necessidades e escolher as tecnologias que melhor se adaptam às suas operações e objetivos de negócios.
