O que são metodologias ágeis?
As metodologias ágeis são abordagens iterativas para gerenciar projetos que ajudam as equipes a terem maior organização e agilidade nos processos. Assim, evita-se desperdícios e torna a resolução de possíveis erros mais rápida, otimizando fluxos de trabalhos e entregando mais valor para os seus clientes finais.
Ao invés de apostar tudo em uma grande entrega final, uma equipe ágil realiza pequenas entregas no decorrer de todo o projeto, onde requisitos, planos e resultados são avaliados continuamente. Dessa forma, as equipes desenvolvem maior habilidade para responder rapidamente às mudanças, tornando-se mais produtivas, e focam esforços nos resultados.
Como surgiram os métodos ágeis e como funcionam?
Um grande marco do início das metodologias ágeis foi o Manifesto Ágil, assinado em 2001. Ele nasceu como uma declaração de valores essenciais para a gestão de projetos assinado por 17 programadores que, na época, buscavam alternativas para agilizar o desenvolvimento de softwares.
O método deu tão certo que hoje, a mesma base da metodologia é utilizada em áreas distintas dentro da empresa, o que prova seu valor para resolução de problemas complexos rotineiros.
Quais os pilares e princípios de uma metodologia ágil?
Uma metodologia ágil tem como premissa seguir alguns pilares que norteiam todo o projeto em questão. São eles:
- Comunicação: Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas.
- Praticidade: Um software em funcionamento é muito melhor que uma documentação abrangente
- Alinhamento de expectativas: Colaborar com o cliente significa mais que apenas a negociação de contratos.
- Flexibilidade. Responder às mudanças é mais que seguir um plano.
Já os 12 princípios para a prática do desenvolvimento ágil que são pontuados no Manifesto são.
- Nossa maior prioridade é satisfazer o cliente através da entrega contínua e adiantada de software com valor agregado;
- Mudanças nos requisitos são bem-vindas, mesmo tardiamente no desenvolvimento; Processos ágeis tiram vantagem das mudanças visando vantagem competitiva para o cliente;
- Entregar frequentemente software funcionando, de poucas semanas a poucos meses, com preferência à menor escala de tempo;
- Executivos de negócio e desenvolvedores devem trabalhar diariamente em conjunto por todo o projeto;
- Construa projetos em torno de indivíduos motivados. Dê a eles o ambiente e o suporte necessário e confie neles para fazer o trabalho;
- O método mais eficiente e eficaz de transmitir informações para e entre uma equipe de desenvolvimento é através de conversa face a face;
- Software funcionando é a medida primária de progresso;
- Os processos ágeis promovem desenvolvimento sustentável. Os patrocinadores, desenvolvedores e usuários devem ser capazes de manter um ritmo constante indefinidamente;
- Contínua atenção à excelência técnica e bom design aumenta a agilidade;
- Simplicidade – a arte de maximizar a quantidade de trabalho não realizado – é essencial;
- As melhores arquiteturas, requisitos e designs emergem de equipes auto-organizáveis;
- Em intervalos regulares, a equipe reflete sobre como se tornar mais eficaz e então refina e ajusta seu comportamento de acordo.
Quais as diferenças entre a metodologia ágil e a metodologia tradicional para Compras?
Ao contrário da abordagem tradicional, os métodos ágeis são mais fluidos e flexíveis e, dessa forma, permitem mudanças mais frequentes em situações que demandam uma abordagem mais colaborativa e envolvem interação contínua entre comprador e fornecedor.
Veja duas dessas situações e as principais diferenças entre a metodologia ágil e tradicional:
Processo de Compras
O modelo tradicional envolve etapas fixas, extensa documentação e um projeto mais abrangente, no qual, geralmente, é realizado unicamente pelo executivo de compras até sua entrega final, sem incluir etapas intermediárias ou stakeholders.
Já o modelo pautado na metodologia ágil é baseado em etapas curtas com revisões parciais em função da funcionalidade daquela etapa e não apenas em uma entrega única no final.
Vamos tomar como exemplo um gerente de operações que solicita um novo equipamento de fábrica e envia uma solicitação à equipe de compras. Com uma metodologia ágil, o executivo de compras envolve outras áreas no processo como TI e financeiro, dividindo o projeto em várias etapas.
Se houver alguma intempérie no decorrer do processo de compra, a equipe tem mais flexibilidade de analisar e modificar o andamento das atividades, como por exemplo revisar especificações ou ajustar budget, ao invés de analisar possíveis limitações do processo somente na etapa final.
Negociações com Fornecedores
As negociações tradicionais às vezes podem se tornar desafiadoras e estressantes, prejudicando os relacionamentos entre compradores e vendedores. Equipes ágeis acreditam em manter um relacionamento positivo e cooperativo entre ambas as partes desde o início do processo.
Juntos, comprador e fornecedor estabelecem de forma incremental o conteúdo do contrato, adaptando-o ao longo do caminho conforme as necessidades ou mudanças do mercado.
Quais os benefícios do método ágil para área de Compras?
Implementar a cultura ágil com metodologias assertivas traz muitos benefícios para a área de compras, já que conseguem ser aplicadas em situações com grande quantidade de demandas e curto espaço de tempo. Vejamos alguns desses benefícios:
Flexibilidade para mudanças no meio do processo
Metodologias ágeis não são lineares. Com todo o fluxo dividido em pequenas etapas há maior possibilidade de identificar erros e modificar o processo se for necessário.
Por exemplo, se um fornecedor no decorrer do processo não atender de forma satisfatória os anseios da empresa, é possível alinhar de forma colaborativa com o mesmo, ações para que o objetivo seja atingido e, caso essas ações não obtenham efeito, substituí-lo ainda no meio do processo para que se atinja o resultado final desejado.
Economia de custos
A partir do momento que a equipe adquire um olhar mais clínico para a melhoria contínua irá identificar as etapas que estão gerando mais retrabalho ou erros recorrentes, e que resultam em um desperdício de recursos.
Se há um gargalo em relação à compra de determinado produto por exemplo, a equipe será rápida em identificar a causa da ocorrência, estabelecer um plano de ação e um mapeamento do fluxo de atividades, para tornar as etapas mais eficientes ao longo da cadeia de fornecimento, com processos padronizados de ponta a ponta.
Otimização de tempo da equipe
A equipe foca nas ações que realmente trazem resultados ao invés de manter atividades que não agregam ao resultado final e deixam todo o processo mais burocrático.
Se por exemplo o gestor verifica demora excessiva na autorização para compra de um produto, identifica-se a causa-raiz e desenvolve-se um plano de ação, tornando o processo mais rápido e trazendo os resultados esperados no tempo estabelecido.
Quais são as principais metodologias ágeis e como utilizá-las em compras?
Após entender como as metodologias ágeis podem trazer mais eficiência aos processos internos, listamos as principais para que você avalie qual é a mais adequada para a sua empresa.
SCRUM
O Scrum é aplicado com o intuito de estabilizar os processos de trabalho e otimizar a gestão de projetos, gerar mais produtividade e organização, onde as pessoas trabalham de modo colaborativo, contribuindo com suas ideias e habilidades.
Os principais pilares do Scrum são:
- Transparência: é importante que todos os envolvidos no processo tenham acesso às informações necessárias para que haja resultados eficazes.
- Inspeção: no decorrer do processo é importante que haja constantes inspeções acerca do andamento das atividades. Por isso, a transparência acima citada é essencial.
- Adaptação: Com uma inspeção adequada, é possível encontrar gargalos que estejam atrasando o processo e implementar um plano de ação para melhorias, aprimorando o alinhamento e comunicação entre a equipe.
Como implementar?
Alguns passos que podem auxiliar você e sua equipe a implementar o Scrum na área de compras:
Escolha um responsável
É importante o projeto ter um responsável que construirá uma visão do que é preciso ser entregue levando em conta riscos e benefícios. Da mesma forma, a equipe que fará parte do trabalho precisa ter todas as habilidades necessárias.
Por exemplo, se o principal objetivo é a redução de custos, os integrantes envolvidos possuem todas as habilidades necessárias para negociar melhor e atingir grandes resultados? Há algum soft skill que precisa ser desenvolvido?
Crie e padronize um backlog
Liste detalhadamente tudo que precisa ser feito para que o projeto se torne realidade. É importante que o gestor avalie juntamente com a equipe o respectivo esforço para conclusão de cada atividade, afinal quanto mais o planejamento estiver dentro da realidade e menos em suposições, melhores serão os resultados.
Por exemplo, se uma das etapas é qualificar fornecedores, fazer uma estimativa realista de quanto tempo será necessário para concluir esta etapa é fundamental, já que terá um impacto no restante das atividades.
Planeje os Sprints
Sprint refere-se a um período de tempo limitado no qual ocorre uma versão inicial de entrega da atividade solicitada. Ou seja, você divide o projeto em pequenas entregas e cada entrega tem um período determinado para ser cumprido.
O tempo pode variar de uma a quatro semanas, dependendo da produtividade do time. Além da delimitação do tempo, cada sprint tem um plano de ação e um padrão de resultado esperado.
Tornar o trabalho e as etapas visíveis também é uma boa prática para dimensionar o andamento do processo. Ferramentas como Kanban (apresentaremos logo abaixo), podem ser ótimas opções nesse quesito.
Faça alinhamentos diários
Adquira a rotina de diariamente, no mesmo horário e por no máximo 15 minutos, alinhar as pendências e o andamento das atividades com a equipe.
Uma boa prática para orientar essa etapa inclui três questionamentos:
- O que foi feito para ajudar a equipe a concluir o objetivo?
- O que será feito no dia?
- Há algum impedimento nas suas atividades que possa impactar na entrega do resultado?
Esta é uma reunião rápida apenas para a equipe saber em qual ponto estão naquele sprint para que, dependendo do contexto da reunião, possam repensar ações para atingir o resultado final.
KANBAN
O Sistema Kanban foi desenvolvido no Japão em 1953 como um importante componente do famoso Sistema Toyota de Produção, no qual o conceito é produzir apenas o que é necessário, quando é necessário e na quantidade necessária.
O Kanban permite que o gestor visualize o desenvolvimento do trabalho de forma mais ampla, identificando cada etapa que envolve a cadeia de fornecimento. Assim, acompanha de forma sistemática o andamento do trabalho para evitar a formação de gargalos e consegue mensurar de forma mais efetiva, quanto tempo cada etapa leva para ser concluída.
Como implementar?
Algumas práticas que podem auxiliar na implementação do Kanban para uma gestão de compras mais efetiva.
Padronize o processo para toda a sua equipe.
É importante que todos da equipe de compras estejam conectados com o processo e utilizem o quadro para que o gestor realmente tenha uma visão real de como tem ocorrido o fluxo de trabalho.
Se, por exemplo, durante um processo de compras de determinado insumo, cada integrante da equipe utiliza diferentes registros para atualização, fica difícil estabelecer se o fluxo de trabalho tem ocorrido de forma apropriada ou até mesmo desenvolver um plano de ação para promover melhoria contínua.
Certifique-se do avanço dos projetos.
É importante um acompanhamento constante para que os projetos estejam avançando em um tempo razoável.
Algumas atividades dentro da área de compras podem demorar mais tempo que outras, naturalmente, pois envolvem terceiros na decisão, mas o quadro nunca estará zerado se a equipe não estiver concluindo os projetos em tempo hábil. E terminar os projetos dentro do cronograma é um dos grandes objetivos de um quadro Kanban.
Certifique-se de que todos estejam cientes de suas responsabilidades.
É quase impossível concluir as etapas se as pessoas não estiverem cientes de suas tarefas e projetos atribuídos. Se isso não estiver no radar da equipe, o projeto nunca será concluído. Para tal, a comunicação tem que ocorrer de forma eficaz para que o processo flua sem furos.
LEAN
A filosofia Lean também teve sua origem na indústria japonesa, e se espalhou pelo mundo muito além das áreas industriais. O principal objetivo da metodologia lean é produzir melhor, com valor agregado ao cliente ao mesmo tempo que reduz custo e economiza tempo. Podem abraçar processos específicos ou até mesmo a cadeia de suprimentos inteira.
O que é necessário para aplicação da Metodologia Lean na área de compras?
Alguns aspectos devem ser levados em conta para a aplicação da metodologia lean em um setor:
- Objetividade: Processos que incluem documentações e reuniões devem ser mais objetivos.
- Otimização do tempo: Diminuir o tempo da entrega da mercadoria ao cliente interno ou externo.
- Utilização de tecnologia. O processo pode ser otimizado com a utilização de softwares especializados para que haja um trabalho mais em conjunto e fluido.
- Comunicação: focar em estratégias para melhorias da comunicação entre a equipe.
Alguns indicadores estratégicos para a área de compras como prazos de entrega, lead time e nível de serviço podem ser aprimorados se as áreas adotarem a metodologia, já que o Lean permite uma análise mais detalhada e robusta. E claro, quando melhoramos indicadores, proporcionamos ainda mais benefícios para a área.
Como aplicar?
Veja algumas etapas que podem facilitar a implementação da metodologia.
Identifique o valor a ser entregue
É necessário o gestor de compras identificar o que realmente gera valor para o seu cliente interno e externo. A partir disso conseguirá avaliar se os procedimentos que estão sendo utilizados fazem sentido para atingir este objetivo e eliminar atividades que não contribuem para este fim.
Mapeie os maiores desperdícios
O gestor deve analisar quais são os maiores gargalos no processo produtivo durante a compra. Há excesso de estoques ou aumento de gastos com transporte, por exemplo? A partir dessa análise poderá adotar processos mais flexíveis e compras mais efetivas, que tragam resultados satisfatórios e sem desperdício.
Outros pontos que devem ser identificados nesse cenário:
- Fluxo de trabalho: o processo como um todo é fluido? As pessoas sabem realmente o que precisa ser feito em cada etapa?
- Integração: a comunicação está ocorrendo de forma eficiente ou há perda de tempo identificando ruídos no processo?
Identifique erros e retrabalhos
É inevitável que em algum momento possa ocorrer erros e consequentemente retrabalhos. A partir da identificação do que não tem funcionado dentro do projeto, o gestor pode mudar a rota, mapear e padronizar procedimentos operacionais para dirimir o retrabalho.
SMART
O método SMART foi criado em 1981 por George Toran com o intuito de auxiliar as empresas a terem mais clareza em relação ao que precisam alcançar, estabelecendo objetivos realistas.
Mas o que significa a sigla SMART?
- S: specific, em português, específico;
- M: measurable, em português, mensurável;
- A: attainable, em português, atingível;
- R: relevant, em português, relevante;
- T: time based, em português, temporal.
Como implementar o método SMART?
Se você busca estabelecer objetivos e metas para a área de compras, veja como aplicar cada conceito.
S (specific). O objetivo deve ser pontual e direcionado. Ou seja, não adianta você estabelecer que quer reduzir custos com compras somente. É preciso estabelecer um objetivo específico. Por exemplo, você pode indicar que quer reduzir em 10% o custo com compras de insumos em dois meses. Quanto mais específico for, melhor conseguirá mensurar.
M (measurable ou mensurável): Quando falamos em mensurar não estamos nos referindo apenas ao número, mas a algo que possa ser mensurado de alguma forma. Se nos basearmos no exemplo acima, podemos nos questionar: qual o indicador mostrará que o objetivo de redução de custos com a compra de insumos foi atingido?
A ( attainable ou atingível). O objetivo estabelecido é realmente possível de ser atingido? Não adianta estabelecer por exemplo um objetivo de redução de custos de 30% se o histórico da empresa e a situação de mercado não apontam para esta direção. Isso só desmotivará a equipe e dará a sensação de que por mais que se esforcem nunca será o suficiente. É preciso ser realista e dentro da capacidade da equipe.
R ( relevant ou relevante). Outro ponto importante é verificar se as metas e objetivos estabelecidos realmente estão alinhados com os objetivos estratégicos da empresa. Ainda é comum investir esforços em ações que pouco contribuem para o resultado do negócio. Antes de colocar a sua equipe para trabalhar veja se faz sentido apostar no desafio proposto.
T (time based ou temporal): A meta precisa ter um deadline bem definido. Não basta listar apenas os objetivos do setor, mas não deixar claro à equipe em quanto tempo deve alcançar. Por exemplo, reduzir em 10% os custos de compras de insumos até o fim do primeiro trimestre.
É importante que cada colaborador envolvido no processo esteja ciente do que precisa ser feito para que possa atingir o objetivo. A partir do momento que o gestor identificar alguma dificuldade nesse sentido, pode utilizar outras metodologias apresentadas anteriormente para avaliar o processo, executar um plano de ação e implementar melhorias.
Conclusão
Para a área de compras, as metodologias ágeis trazem grandes benefícios que incluem desde a flexibilidade para mudanças no meio do processos, economias de custos e até otimização de tempo da equipe.
Para isso, os gestores podem optar por algumas metodologias como Scrum, Kanban, Lean e SMART, que, se implementadas em conjunto, podem trazer resultados ainda mais eficazes.
