Qual a importância de uma homologação de fornecedores eficiente?
Qual a importância de uma homologação de fornecedores eficiente?Independente do porte ou segmento, os processos internos de uma empresa precisam ser dinâmicos e flexíveis para acompanhar o crescimento do negócio de forma sustentável.
Com a gestão de fornecedores não é diferente. A cadeia de fornecimento tem um papel crucial no alcance dos resultados e à medida que o número de parceiros comerciais aumenta, também é preciso um processo de avaliação ágil, que garanta segurança e confiabilidade para os relacionamentos comerciais.
Uma homologação de fornecedores eficiente, robusta e integrada tem um papel importante neste contexto, pois contribui para assegurar:
- Relacionamentos comerciais mais éticos e transparentes, onde você possui maior visibilidade sobre o desempenho e riscos associados a cada fornecedor.
- Escalabilidade para lidar com um volume maior de fornecedores de forma organizada e ágil, dando mais velocidade à análise de informações.
- Uma análise mais criteriosa em relação a fatores críticos, como capacidade de entrega, nível de conformidade e sustentabilidade, facilitando a identificação de pontos de fragilidade e contribuindo para a resiliência das operações.
- Negociação de termos e condições contratuais mais favoráveis, levando em consideração a qualidade, confiabilidade, custo e outras variáveis importantes.
- Adequação da documentação necessária em curto prazo com o menor custo possível, otimizando o processo de coleta, verificação e validação.
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Fornecedores de primeiro, segundo e terceiro nível: como mitigar riscos?
Quais os indícios de que um processo de homologação de fornecedores é ineficiente?
Homologar fornecedores de forma eficiente é um desafio que deve ser perseguido diariamente. E se você busca efetuar melhorias, alguns aspectos podem indicar que o seu processo precisa de ajustes. Veja quatro exemplo:
Falta de critérios claros na avaliação
A falta de critérios claros pode ser um entrave para uma homologação justa e que realmente avalie os aspectos necessários de determinado fornecedor, o que pode resultar em uma baixa aprovação de parceiros comerciais durante o processo.
O desalinhamento de expectativas entre o que empresa precisa e os critérios que realmente importam na avaliação também limita a capacidade de diversificar a base de fornecedores, o que contribui para expor a empresa a uma dependência excessiva de um único fornecedor para certos tipos de insumos.
2. Ausência de segmentação no cadastro inicial
Uma avaliação genérica sem considerar as diferenças entre categorias de fornecedores tende a resultar em um processo de homologação confuso e ineficaz. Tratar todos de forma igual resulta em aplicação de critérios excessivamente rígidos para alguns, muitas vezes sem necessidade, enquanto outros grupos os critérios podem ser irrelevantes.
Por exemplo, para uma empresa farmacêutica, um fornecedor de matérias-primas químicas é considerado crítico e exige uma avaliação mais rigorosa de requisitos, como capacidade produtiva, certificações de qualidade, auditorias presenciais, etc. Isso porque qualquer falha relacionada a este fornecedor pode resultar em uma interrupção da cadeia de suprimentos.
Por outro lado, um fornecedor sazonal, como uma empresa de serviços relacionados a eventos, possui um menor impacto nas operações principais da empresa. Cabe analisar neste cenário aspectos como qualidade de entrega, prazo, custo e capacidade produtiva.
Se ambos forem avaliados sob a mesma perspectiva, o processo pode sobrecarregar fornecedores sazonais ou até mesmo tratar fornecedores críticos de forma superficial, comprometendo a segurança da cadeia de suprimentos como um todo.
3. Monitoramento de fornecedores insuficiente
A situação regular dos fornecedores no momento da homologação, não dá garantias que assim permanecerá durante todo o relacionamento comercial.
É preciso ter em mente que uma série de imprevistos podem acontecer com este parceiro, que pode culminar em contratempos operacionais não identificados previamente, como atraso na entrega, queda na qualidade de produtos ou serviços ou até mesmo interrupções de fornecimento.
Com um monitoramento adequado do nível de risco deste fornecedor (principalmente os fornecedores críticos), problemas como os citados acima, são identificados a tempo de implementar um plano de contingência para evitar grandes custos operacionais que impactam não só o fluxo de caixa como a qualidade final do produto.
Vamos tomar como exemplo um fornecedor que embora no momento da homologação estivesse com as documentações em dia, começou a apresentar dificuldades financeiras, que resultam em atrasos na entrega de insumos ou queda na qualidade do material fornecido.
Sem um monitoramento que indicasse uma possível mudança no nível de riscos, o problema só poderia ser percebido quando tomasse grandes proporções.
E não é apenas para verificar a saúde financeira de um fornecedor que o monitoramento é importante. Perda de certificações, falta de adequação às novas regulamentações também podem trazer riscos para a cadeia de suprimentos da sua empresa, especialmente em setores altamente regulados.
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4. Processos burocráticos e lentos
Burocracia em excesso mais prejudica que ajuda. Equipes enxutas avaliando uma ampla quantidade de fornecedores e com uma série de documentos, dependendo de várias áreas para aprovação sem um processo centralizado e dinâmico, tende a deixar o processo mais lento e moroso.
Em setores onde é necessário mais velocidade para agilizar as demandas, atrasos na seleção e avaliação de fornecedores resultam em um impacto direto no cronograma de trabalho. Ou em casos extremos, faz com que a empresa assuma o risco de contratar um fornecedor, mesmo sem saber de forma detalhada se este oferece um nível de risco para o seu negócio.
Neste cenário, o grande desafio é encontrar equilíbrio entre o rigor excessivo e a agilidade na seleção, avaliação e aprovação dos parceiros de negócios.
Como a tecnologia pode ajudar sua empresa em processos mais eficientes?
A tecnologia tem trazido velocidade ao processo de seleção e avaliação de fornecedores, deixando as etapas menos suscetíveis a erros humanos e permitindo análises criteriosas e detalhadas, de diversas maneiras, como:
- Integrando facilmente outros sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) e E-Procs, em uma gestão mais holística e eficiente da cadeia de suprimentos.
- Suportando o crescimento e a expansão da organização ao permitir o escalonamento do processo de homologação para lidar com um maior número de fornecedores
- Proporcionando uma transparência maior ao processo, permitindo que todos os envolvidos acompanhem o progresso e as decisões tomadas em tempo real.
- Facilitando a conformidade com normas e regulamentações ao automatizar verificações e auditorias, garantindo que os fornecedores atendam aos requisitos legais e de qualidade.
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Conclusão
Fornecedores contribuem de forma significativa para uma cadeia de suprimentos capaz de atender às demandas do mercado. Por isso, é de fundamental importância avaliar se o seu processo interno de seleção e avaliação dos parceiros de negócios realmente está cumprindo com o seu objetivo.
Falta de critérios na avaliação de fornecedores, ausência de segmentação na etapa de cadastro, monitoramento insuficiente durante o ciclo de vida do contrato, além de processos burocráticos e lentos são indícios que a homologação de fornecedores da sua empresa precisa urgentemente ser revista.
A tecnologia é crucial para garantir robustez ao homologar um fornecedor, uma vez que proporciona mais visibilidade do processo, maior capacidade de integração com outros sistemas e atua como suporte para a empresa crescer de forma escalável.
A Gedanken, através da plataforma GCertifica, utiliza tecnologia de ponta para suportar a evolução do seu negócio, com um processo completo de homologação, trazendo riscos fiscal, tributário, social, ambiental, integridade, exposição, governança e financeiro do fornecedor para que os gestores tomem a melhor decisão.
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